Mi a digitális megőrzés?
Hogyan működik a digitális megőrzés?
A “digitális megőrzés” tehát azt jelenti, hogy “a papíralapú dokumentumokat digitális formátumú dokumentummal helyettesítjük”, amelynek formai, tartalmi és időbeli jogi érvényességét digitális aláírással és időbélyegzővel tanúsítjuk.
A konzerválási folyamat automatikusan magában foglalja:
– a digitális aláírás, azaz az elektronikus aláírás, amelyet a számítógépes dokumentumokra ugyanúgy alkalmaznak, mint a hagyományos (kézzel írt) aláírást a papíralapú dokumentumokra;
– az időbélyegző, azaz a dátumot és/vagy az időpontot jelző karakterek sorozata, amelyből megállapítható egy tevékenység/esemény tényleges bekövetkezése.
A digitális aláírás és az időbélyegző kombinációja lehetővé teszi, hogy a tárolt dokumentumok megváltoztathatatlansága, hitelessége, visszakereshetősége, jogi értéke, biztonsága, olvashatósága és integritása időben változatlanul fennmaradjon.
Mi a különbség az archiválás és a megőrzés között?
A dokumentumarchiválás a dokumentum (eredetileg digitális vagy szkennelt) tárolását jelenti egy megfelelő adathordozón (pl. dokumentumrendszer, CD). A digitális megőrzés a papír alapú megőrzés digitális megőrzéssel való felváltására utal, még az eredetileg papír alapú dokumentumok esetében is. A megőrzési folyamat tehát minden archiválást követően történik, és csak a digitális megőrzési eljárás után lehet megszabadulni a nyomtatott példánytól.
Miért fontos a digitális megőrzés?
A digitális megőrzési rendszer bevezetésének számos előnye van:
– Gyorsaság a dokumentumok és információk visszakeresésében
– Nagyobb ellenőrzés a dokumentumkezelési folyamatok felett
– Megtakarított hely a dokumentumok archiválásához
– Megtakarított idő a produktív tevékenységekre
– Az illetékes szervek ellenőrző látogatásai kevesebb hatást gyakorolnak a szervezetre.
